Immer mehr Unternehmen setzen auf Zeitmanagement-Software, um ihre Abläufe besser zu steuern. Doch ist das wirklich so vorteilhaft, wie oft behauptet wird?
Die Maximierung der Produktivität sollte immer eine der obersten Prioritäten von Geschäftsinhabern sein. Aber wenn man zu sehr darauf bedacht ist, jede noch so kleine Handlung der Mitarbeiter zu überwachen, kann das Gegenteil erreicht werden.
Unternehmensstrukturen sind notwendig, um den reibungslosen Ablauf eines Betriebs zu gewährleisten – von der täglichen Arbeitsstruktur über Besprechungsagenden bis hin zu Unternehmenswerten und Einstellungskriterien. Ohne diese Systeme kann ein Unternehmen schnell ins Wanken geraten.
Zeitmanagement-Software ist ein Beispiel für ein solches System, das eingesetzt wird, um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern. Es soll das Selbstbewusstsein fördern, Verantwortung einfordern, Zeitverschwendung reduzieren und den Gewinn maximieren.
Angesichts des Anstiegs von Remote-Arbeit wird der Markt für Zeitmanagement-Software bis 2028 auf etwa 31,88 Milliarden Dollar geschätzt. Doch wie bei vielen Technologien gibt es auch bei der Zeitverfolgung einige Nachteile, die oft übersehen werden.
Vertrauen ist alles
Gute Führungskräfte zeichnen sich durch ihre Fähigkeit aus, ihren Mitarbeitern Ressourcen, Unterstützung und Orientierung zu bieten. Gleichzeitig müssen sie ihren Mitarbeitern jedoch auch Raum lassen, sich selbst zu organisieren.
Eine gesunde Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung basiert zu einem großen Teil auf gegenseitigem Vertrauen und einer ausgewogenen Machtverteilung. Wenn jedoch Zeitverfolgung dazu verwendet wird, die Leistungen der Mitarbeiter minutiös zu überwachen, kann dies die Grenzen verwischen, besonders wenn keine klaren Erwartungen gesetzt werden.
Wenn Mitarbeiter jeden einzelnen Arbeitsmoment aufzeichnen müssen, kann das unnötigen Druck erzeugen und das Gefühl hervorrufen, dass sie ihrer Arbeit nicht vertrauen. Fehlt das Vertrauen, wird die Beziehung auf lange Sicht beschädigt.
Mitarbeiter ans Schreibtisch fesseln
In den letzten Jahren wurde die Bedeutung einer gesunden Work-Life-Balance immer wieder betont. Es ist ein Fakt: Menschen arbeiten besser, wenn sie auch Zeit für Dinge haben, die nichts mit Arbeit zu tun haben.
Als Manager zu streng auf die Stunden zu achten, die ein Mitarbeiter in seinem Zeitmanagement-Tool erfasst, kann ernsthafte Probleme verursachen.
Mitarbeiter sind Menschen, keine Maschinen – sie brauchen Pausen, einen Kaffee, Zeit für private Termine und hin und wieder einen früheren Feierabend.
Zeitverfolgung ignoriert oft diese wichtigen Aspekte des Arbeitsalltags. In einigen Fällen kann es sogar dazu führen, dass Mitarbeiter bestraft werden, wenn sie nicht eine bestimmte Anzahl von „produktiven“ Stunden am Schreibtisch verbringen. Das ist einfach unrealistisch.
Datenschutz: Ist es ethisch vertretbar?
Ein weiteres großes Problem ist die Überwachung.
Nicht nur, dass es rechtliche Anforderungen zur Produktivitätsüberwachung geben kann, auch die moralische Frage muss aufgeworfen werden.
Mitarbeiter gehen zur Arbeit, um ihre Aufgaben zu erfüllen, Geld zu verdienen und die Früchte ihrer Arbeit in ihrer Freizeit zu genießen. Was sie jedoch nicht wollen, ist das ständige Gefühl, überwacht zu werden oder darauf zu warten, für nicht genug Leistung kritisiert zu werden.
Übermäßige Kontrolle kann demotivierend wirken. Sie lässt Mitarbeiter darüber nachdenken, was noch überwacht wird, was zu Konflikten führen kann.
Das System aushebeln
Wenn Arbeitgeber zu streng mit der Nutzung von Zeitmanagement-Software sind, schaffen sie Raum für Manipulationen – und das ist besonders bei der Arbeit von zu Hause aus der Fall.
Wenn Mitarbeiter nicht im Büro sind und ihre Arbeit nicht direkt überwacht wird, gibt es keine Möglichkeit zu wissen, ob sie tatsächlich produktiv sind. Ein Marketingmanager könnte zum Beispiel die Zeitverfolgung für ein Kundenprojekt laufen lassen, während er entspannt am Strand in einem anderen Land liegt – und niemand würde es merken.
Hier kommt wieder das Vertrauen ins Spiel. Wenn Mitarbeiter sich durch den ständigen Druck, jede Sekunde der Arbeitszeit zu nutzen, eingeschränkt fühlen, könnten sie eher geneigt sein, das System zu betrügen.
Den Erfolg nicht zu komplizieren
Es gibt einen weit verbreiteten Irrglauben, dass man durch das Verfolgen jedes Schrittes der Mitarbeiter exakt ermitteln kann, wie viel Wert sie für das Unternehmen schaffen.
Die Realität ist jedoch, dass es keine Möglichkeit gibt, den Erfolg eines Unternehmens zu 100% genau mit dieser Software zu messen. Es gibt einen klaren Unterschied zwischen produktiv und profitabel.
Ein gutes Beispiel dafür sind Besprechungen. Diese generieren zwar keine direkten Einnahmen, sind aber notwendig, damit das Team gut informiert bleibt, in die richtige Richtung arbeitet und alle auf derselben Seite sind. Ohne „nicht abrechenbare“ Aktivitäten wie diese kann ein Unternehmen nicht effektiv arbeiten. Das gilt ebenso für die Kundenakquise oder Netzwerken – der Erfolg solcher Aktivitäten ist viel zu komplex, um ihn allein durch Zeitverfolgungssoftware zu messen.
Fazit
Ich möchte keineswegs empfehlen, dass Unternehmen auf Zeitmanagement-Software völlig verzichten. Wie man sehen kann, gibt es jedoch viele Aspekte, die berücksichtigt werden müssen.
Wenn Sie sich entscheiden, Zeitverfolgungssysteme in Ihrem Unternehmen zu nutzen, ist es entscheidend, dass Sie einen Ansatz finden, der die Fähigkeit Ihres Teams, seine Arbeit zu erledigen, nicht einschränkt – und der nicht nach hinten losgeht.
Transparenz ist entscheidend. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an, wie die Zeitverfolgung implementiert und überwacht wird, und geben Sie ihnen die Möglichkeit, etwaige Bedenken zu äußern. Es ist auch wichtig, regelmäßig zu überprüfen, was funktioniert und was nicht.
Und wenn Sie der Meinung sind, dass Zeitverfolgung nicht zu Ihrem Unternehmen passt, gibt es viele andere, traditionellere Methoden, um den Erfolg zu messen.
